Canal de Denuncias
Política de Privacidad

Este canal ha sido creado para denunciar/informar sobre cualquier incumplimiento real o sospechado en el marco de nuestra política de cumplimiento. El canal debe utilizarse con responsabilidad, prudencia y de buena fe, absteniéndose de presentar alegaciones falsas o infundadas.

La denuncia puede presentarse de forma anónima. Sin perjuicio de ello y en todo caso, la información contenida es confidencial y está protegida contra accesos no autorizados.

Si la denuncia no es anónima, el funcionamiento del canal de denuncias implica el tratamiento de los datos personales del denunciante por parte de nuestra entidad. Por tanto, esta Política de Privacidad tiene por objeto informar al denunciante/informante sobre el tratamiento de sus datos personales, recabados a través del mencionado canal de denuncias.

También se pueden recopilar datos de los denunciados. La comunicación de información de privacidad al denunciado se realizará en la primera toma de contacto con él, teniendo en cuenta la confidencialidad de la denuncia hasta ese momento. Si la denuncia no contiene elementos suficientes para proceder al análisis o no se considera válida, no se contactará con el denunciado.

1. ¿Qué datos personales se recopilan y procesan?

Se pueden recopilar los siguientes datos personales:

  • Del denunciante/informante (si la denuncia no es anónima): nombre completo, correo electrónico, número de teléfono móvil y cualquier otro dato incluido en la descripción.
  • Del denunciado: los datos que el denunciante indique en la descripción.

2. ¿Quién es el responsable del tratamiento de los datos personales?

Hartmann Fleet Professionals SL.

3. ¿Disponemos de un Delegado/Responsable de Protección de Datos?

Si bien nuestra empresa no está obligada a tener un Delegado de Protección de Datos, para cualquier tema relativo a sus datos personales puede ponerse en contacto con nosotros en la dirección del Responsable del Sistema de Información en la dirección de correo aes@hartmann-europe.com

4. ¿Cuál es la finalidad y base jurídica aplicable al tratamiento?

Los datos personales del denunciante/informante serán tratados con el fin de analizar, remitir y responder al denunciante/informante, así como para su eventual remisión a las autoridades competentes.

El tratamiento de datos personales es necesario para el cumplimiento de las obligaciones legales y compromisos éticos que incumben a nuestra entidad. Cuando se trata de denuncias sobre infracciones de los procedimientos, políticas y reglamentos internos de nuestra entidad, el tratamiento también es necesario en base al interés legítimo de nuestra entidad en minimizar el impacto negativo resultante de estas infracciones y reforzar la cultura de cumplimiento de nuestras políticas y procedimientos internos.

5. ¿A qué entidades se comunicarán los datos personales?

Los datos personales podrán, en caso de que así se determine, ser comunicados a las autoridades competentes para investigar las infracciones denunciadas, en la medida en que sea necesario para el seguimiento de la denuncia y lo permita y/o exija la ley y/o las autoridades competentes.

6. ¿Cuánto tiempo se conservarán los datos personales?

Las denuncias se conservarán únicamente durante el período necesario y proporcionado para cumplir los requisitos impuestos por la legislación. El plazo se contará desde la fecha de cierre de la tramitación de la denuncia, y, con independencia de dicho plazo, las denuncias se conservarán mientras dure cualquier procedimiento judicial o administrativo relacionado con las mismas. Cualquier dato que no se considere relevante para la tramitación de la denuncia será inmediatamente eliminado.

Para fines estadísticos, los datos podrán conservarse más allá de los plazos antes mencionados, siendo anonimizados a tal efecto.

7. ¿Qué derechos de acceso a los datos personales existen?

El denunciante/informante, como interesado, tiene derecho a solicitar el acceso a los datos personales que le conciernen, así como a su rectificación, supresión después del plazo de conservación impuesto por la ley, a la limitación del tratamiento, a oponerse al tratamiento (es decir, a los tratamientos realizados en base al interés legítimo de nuestra entidad. Para ejercer los derechos antes mencionados, o para cualquier cuestión relacionada con esta Política de Privacidad, el denunciante puede ponerse en contacto con nuestro delegado/responsable de protección de datos.

8. Limitación al acceso de los datos

El acceso a los datos quedará limitado exclusivamente a los órganos internos y, excepcionalmente, externos, que tengan legal o contractualmente encomendada la labor de desarrollar las funciones responsables del sistema de denuncias. Sólo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra una persona trabajadora, se permitirá el tratamiento de los datos al personal de nuestra entidad con funciones de gestión de recursos humanos.

9. Medidas de seguridad y confidencialidad

Nuestra entidad se asegurará de que se adopten todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la seguridad de los datos recabados al objeto de protegerlos de divulgaciones o accesos no autorizados. A estos efectos, hemos adoptado medidas apropiadas para garantizar la confidencialidad de todos los datos y se asegurado de que los datos relativos a la identidad del denunciante/informante no sean divulgados al denunciado durante la investigación, respetando en todo caso los derechos fundamentales de la persona, sin perjuicio de las acciones que, en su caso, puedan adoptar las autoridades judiciales competentes.

Canal Ético HARTMANN AUTOMOTIVE PROFESSIONALS ESPAÑA, SLU 2024-05-30 00:02:49